Aspectos Importantes de BI

a. Nivel organizacional

Para UPS el negocio como tal, esta relacionado con la entrega de paquetes a tiempo a sus clientes, es por eso que sus empleados se han capacitado permanentemente para prestar el mejor servicio a cada uno de los clientes que la conforman, para lo cual se han preparado en la herramienta Oracle Database Enterprise Edition, la cual les permite administrar los reportes y generar los informes requeridos, para la gestion de entregas.

Sus servicios de analisis del sistema, permite manejar excepciones e informar oportunamente a sus clientes cuando un paquete no puede ser manejado por la empresa, teniendo en cuenta que la informacion se carga al sistema diariamente, garantizando la actualizacion de esta. Uno de sus mayores retos con la solución proporcionada por oracle, ha sido conseguir a partir de esta un buen un rendimiento para sus clientes, lo cual han logrado gracias a una interfaz web, que les permite tener un sistema de apoyo a sus decisiones que les proporciona mejores niveles de servicio. La solución, considerada de gran importancia para la toma de decisiones a partir de un gran numero de transacciones, tiene un mayor volumen de trabajo de 2,9 millones de sentencias SQL por hora, permitiendo que UPS promedie 10,3 segundos por consulta de usuario, en virtud del límite de 15 segundos para una consulta presentada a través de un sitio web.

UPS se apoya en gran medida en las herramientas que le proporciona Oracle, gracias a que le ofrecen rapido tiempo de respuesta a sus clientes y soporta el alto nivel de respuestas que estos requieren, permitiendoles asi mismo mantener la historia de sus clientes y reducir de esta forma la cantidad de datos que los usuarios necesitan ingresar a la web para realizar sus solicitudes o validar informacion de sus paquetes.

Actualmente, la gran demanda de información que vive el mundo, requiere por parte de las empresas, incluyendo UPS, tomar decisiones oportunas y precisas, anto lo cual, los departamentos de TI están manejando volúmenes de datos nunca antes imaginados. El objetivo de muchas de las grandes organizaciones cuya misión crítica se basan en las decisiones sobre la base de datos de rendimiento, fiabilidad y escalabilidad es contar con datos precisos que pueden usar ahora y determinar gracias a ello su futuro.

b. Apoyo en tecnologías

En UPS siempre se ha trabajado con tecnología, presentando un alto desarrollo en los ultimos años, prmitiendole ofrecer a sus clientes información en línea y visibilidad, a través del estatus de los tracking de todos sus despachos y envíos. De esta forma, ha destinado el uso de la tecnología para brindar un mejor servicio a sus clientes, para los que la información en línea es fundamental. UPS es una empresa de servicios, entonces, todas las incorporaciones y cambios que realizan, responden a lo que sus clientes necesitan y piden, por lo que su estrategia es ir adaptándose a los requerimientos del mercado y estar muy atentos a eso. Para UPS las TI sólo tienen sentido si están destinadas a ofrecer un mejor servicio a los clientes.

Utilizando una computadora portátil llamada Dispositivo de Adquisición de Información de Entrega (DIAD, por sus siglas en inglés), los conductores de UPS capturan automáticamente las firmas de los clientes junto con la información de recolección, entrega y tarjeta de tiempo, posteriormente colocan el DIAD en el adaptador de sus vehículos, un dispositivo de transmisión de información conectado a la red de telefonía celular (Los conductores también pueden transmitir y recibir información utilizando un radio instalado en el DIAD.), al hacer esto, la información de seguimiento del paquete se transmite a la red de computadoras de UPS para su almacenamiento y procesamiento en las computadoras principales de UPS en Mahwah, Nueva Jersey y Alpharetta, Georgia. La información que se encuentra ahí se puede acceder desde cualquier parte del mundo para comprobar que se realizó la entrega al cliente o para responder las consultas de éste.

A través de su sistema automatizado de seguimiento de paquetes UPS puede supervisar los paquetes durante el proceso de entrega. En diversos puntos a lo largo de la ruta del remitente, un lector de código de barras escanea la información de envío en la
etiqueta del paquete y a continuación la manda a la computadora central. Los representantes de servicio a clientes pueden verificar el estado de cualquier paquete desde computadoras de escritorio enlazadas a las computadoras centrales y pueden contestar inmediatamente las consultas de los clientes. Los clientes de UPS también pueden acceder a esta información desde el sitio Web de la compañía utilizando sus propias computadoras o dispositivos inalámbricos como radiolocalizadores (beepers) o teléfonos celulares.

Asi mismo, el cliente que envie un paquete puede acceder al sitio Web de UPS para rastrear sus paquetes, verificar rutas de entrega, calcular velocidades de envío, determinar tiempo de tránsito y programar la recolección. En cualquier parte pueden utilizar el sitio Web para ordenar envíos y facturarlos al número de cuenta de UPS de la compañía o a una tarjeta de crédito. Los datos recabados en el sitio Web de UPS se transmiten a su computadora central y luego de que han sido procesados se devuelven al cliente. UPS también proporciona herramientas que permiten a algunos clientes tales como Cisco Systems incorporar en sus propios sitios Web, funciones de UPS, como seguimiento y cálculos de costos, que les permitan rastrear envíos sin visitar el sitio de UPS.

Recientemente UPS creó la división de Soluciones a la Cadena de Abastecimiento de UPS que ofrecen un paquete completo de servicios estandarizados a las compañías suscriptoras por una pequeña parte de lo que les costaría establecer sus propios sistemas e infraestructura. Estos servicios incluyen el diseño y administración de la cadena de abastecimiento, envío de fletes, corretaje de aduanas, servicio postales, transportación multimodal y servicios financieros además de servicios de logística.

c. Particularidades de sus sistemas de información

Actualmente los clientes de UPS requieren visibilidad en tiempo real, lo que se traduce en que a través de sus sistemas tecnológicos y la web, el cliente pueda ver y analizar el estatus de un despacho o un envío, y saber dónde se encuentra específicamente.

La incorporación de sistemas de informacion en la empresa esta orientada en primera instancia a ofrecer un mejor servicio al cliente; y después, hacia mejorar la eficiencia interna que necesita como compañía, principalmente en el uso de sus recursos.

Para el desarrollo de sus aplicaciones TIC la UPS trabaja principalmente con desarrollos internos, software que ellos mismos diseñan y adecuan a sus necesidades y usos específicos. Esto, porque UPS es una empresa de más de 400 mil empleados a nivel mundial, un volumen que les permite tener soluciones especiales y exclusivas para su negocio, puesto que se trata de una infraestructura compleja, con necesidades muy específicas. Tienen software corporativos que a nivel operativo trabajan desde sus servidores centrales y cada una de las oficinas regionales tiene acceso a esa información. Desde el punto de vista financiero ocurre lo mismo, hay un sistema central para todos los países, con modificaciones de aplicaciones locales pequeñas; todo lo cual responde a la estructura y al modelo de negocios de la compañía, eminentemente centrada en temas de servicios estandarizados, pero que requieren de mucha flexibilidad y posibilidades de crecimiento.

Además, tienen el portal de la firma, a través del cual el cliente puede ingresar mediante una password que se le asigna desde la Región, para que pueda hacer el tracking de sus despachos. Un sistema bastante amistoso para el cliente, que ofrece muchas alternativas y en el cual se puede trabajar con el número de guía u orden de compra, el nombre del proveedor u otros datos.

UPS tiene un departamento específico de tecnología, con recursos y equipo de trabajo asignados con dedicación exclusiva para trabajar en sistemas, implementación, mantención, actualización y entrenamiento. Lo cual se ha convertido algo de gran importancia dentro de sus servicios. Adicionalmente, cuentan con proveedores que los apoyan y dependiendo del proyecto, pidiendoles siempre en primera intancia confiabilidad en los resultados; segundo, la garantía de que a partir de la solución implementada podran hacer modificaciones y expansiones posteriores, es decir, que sea un sistema abierto y flexible a los cambios; y por último, que la solución sea multiusuario, en este sentido, que las diferentes plataformas permitan en cada etapa y área poder vaciar la información y no hacer trabajos duplicados.

Por otro lado, el tema de seguridad a nivel tecnológico, es fundamental para la empresa, estableciendo tanto para sus clientes como para su estructura interna, todas las medidas pertinentes para evitar flujos de información. Estableciendo restricciones con el uso de Wi-Fi, trabajando con sistemas de ‘touch’ para ingresar a sus e-mails a través de conexiones remotas y realizando auditorías permanente sobre este tema.

Los sistemas de informacion le han permitido a UPS mejorar la calidad de sus servicio y ofrecer visibilidad y claridad de información, lo cual les ha generado una gran fidelidad por parte de sus clientes, y confianza en la información que entregan. Desde el punto de vista interno, les ha dado la posibilidad de ser más eficientes a nivel de procesos, porque al utilizar una buena herramienta de software es posible ser más precisos, evitar doble trabajo y concentrarse específicamente en el negocio y objetivos de la compañía.

d. Desarrollo/ motivación preparación de las competencias analíticas de la gente (Arquitectura de la inteligencia de negocios en la empresa)

Productos y servicios de Oracle:
- Oracle Database Enterprise Edition. Database size: 4TB
- Oracle XML DB
- Oracle Siebel Analytics

Oracle XML DB permite la gestion diaria de las transacciones DIAD por parte de UPS
Fundada en 1907 como empresa de mensajería en Estados Unidos, UPS ha aumentado su capital hasta en 42,6 mil millones de dólares, con orientacion a su meta de facilitar el comercio en todo el mundo. Hoy UPS es una compañía global con una de las marcas más reconocidas en el mundo y se ha convertido en la empresa de distribución de paquetes más grande del mundo, asi mismo, es considerada como líder de transporte especializado y servicios logísticos.

Todos los días, UPS gestiona el flujo de mercancías, información y fondos en más de 200 países alrededor del mundo, revolucionando el negocio de distribución de paquetes, gracias a la nueva tecnologia DIAD (Dispositivos de Adquisición de Información), que les permite una mejor gestion a cada una de sus transacciones y proporcionar mejores niveles de servicio a sus clientes.

Desafios
- El componente basado en XML, envia los datos por medio del DIAD, desde diferentes lugares del mundo a una base datos central de Oracle XML DB.
- Posee la funcionalidad de transformar contenido no estructurado de la DIADs, en datos estructurados para su posterior procesamiento.
- Administra hasta 66 semanas de datos detallados de la DIAD

Solucion
- Con Oracle XML DB, UPS logra gestionar desde 80.000 a 115.000 transacciones XML por medio del DIAD (100KB cada una) por día.
— Permite gestionar con el DIAD diferentes esquemas XML, utilizanso Oracle DB XML, logrando que UPS sea capaz de procesar sin problemas hasta 66 semanas de transacciones a la vez.
— UPS utilizó el líder en la industria de bases de datos Oracle y su herramienta Oracle XML DB para apoyar las DIAD en formatos XML, sin incurrir en el tiempo y los gastos involucrados en la programación y código personalizado.

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